Como implementar la facturación electrónica.

1. Revisa las actividades clave de tu empresa

Este cambio de lo manual a lo electrónico es una gran oportunidad para revisar los procesos internos de facturación, así como los de cobranzas y pagos, que son las actividades base de tu empresa. Así podrás evaluarlos y, dado el caso, reformularlos para hacerlos más eficientes y ganar en productividad.

La gestión de todos los procesos con proveedores y clientes también es un aspecto clave que necesita ser adaptado a fin de lograr una eficaz implementación de la facturación electrónica.

Igualmente deberás hacer ajustes en los procesos de recepción de facturas, así como su administración y posterior archivo o resguardo, en virtud de que el paso del proceso manual a la facturación electrónica requiere de programas específicos que tendrás que implementar.

2. No esperes para poner en marcha los cambios

Se acerca la fecha límite dada por las autoridades tributarias de Colombia para la implementación de la facturación electrónica obligatoria.

Toma en cuenta los requerimientos de la DIAN y cumple con sus exigencias para evitar sanciones.

Recuerda que la DIAN seleccionó a proveedores autorizados con los cuales pudieses trabajar.

3. Elige un proveedor de facturación electrónica apropiado a tus necesidades

Evalúa con detalle las necesidades de tu empresa, posibilidades de expansión, etc, para que puedas adoptar una solución de facturación electrónica con la suficiente flexibilidad como para crecer con tu organización.

Toma en consideración la oferta de servicios integrales que hacen algunas empresas autorizadas por la DIAN, con las cuales puedes manejar conjuntamente, en un solo programa o plataforma, la gestión administrativa y la facturación electrónica.

La gestión será más eficiente y veloz en la medida en que la solución elegida sea flexible.

4. Asume el cambio como una oportunidad de modernización

La facturación manual es cosa del pasado y no hay vuelta atrás. En la medida en que avanzas hacia la facturación electrónica, todo el funcionamiento de tu organización recibe un impacto positivo.

La modernización de la gestión de pedidos y entregas es uno de los primeros cambios que notarás, mientras que el seguimiento de clientes y proveedores, así como la administración en general se agilizarán.

5. Involucra a toda la organización en el cambio

La comunicación es fundamental para vencer la resistencia al cambio en el personal de tu organización ante la inminente aplicación de la facturación electrónica.

Igualmente será necesario que lleves a cabo la capacitación del personal de administración, así como el de ventas y el equipo de finanzas.

Clientes y proveedores deben estar al tanto de los cambios que implementarás para que se familiaricen con la nueva forma en que va a operar tu empresa.

En conclusión, necesitas conocer todos los procesos internos de tu empresa para que la migración tecnológica relacionada con la facturación se realice sin traumas.

La página web de la DIAN puedes consultarla para conocer cuáles son los proveedores autorizados y obtener el servicio que se adapte a las necesidades de tu organización.

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